IT-onboarding van nieuwe medewerkers

Een nieuwe medewerker begint maandag. Dan wil je dat de IT-onboarding gewoon geregeld is: het gebruikersaccount werkt, Microsoft 365 staat klaar, de juiste rechten zijn toegewezen en de laptop kan worden gebruikt.

Dat klinkt vanzelfsprekend. Maar voordat alles zover is, moeten er best wat dingen geregeld worden. Welke Microsoft 365-licentie heeft iemand nodig? Tot welke bestanden en applicaties moet de medewerker toegang krijgen? Welke rechten horen bij de functie? En is er een nieuwe laptop nodig?

Bij DigiState zorgen we ervoor dat dit proces vooraf duidelijk is. Zo hoeft er bij iedere nieuwe medewerker niet opnieuw uitgezocht te worden wat er nodig is.

IT-onboarding die past bij jouw organisatie

Geen organisatie is hetzelfde. Een medewerker van de financiële administratie heeft andere toegang nodig dan iemand van sales of de buitendienst. Daarom werken we niet met één standaard onboarding voor al onze klanten.

Samen brengen we in kaart welke rollen er binnen jouw organisatie zijn en welke kantoorautomatisering daarbij nodig is. Denk bijvoorbeeld aan:

• een gebruikersaccount
• Microsoft 365 en de juiste licenties
• e-mail en mailboxen
• toegang tot SharePoint en andere bestanden
• groepen, rollen en rechten binnen Microsoft Entra ID
• applicaties die bij de functie horen
• een laptop of andere werkplek
• aanvullende instellingen die specifiek zijn voor jouw organisatie

Op basis daarvan richten we het proces zo in dat het aansluit op de manier waarop jouw organisatie werkt.

Eén keer goed vastleggen, daarna makkelijker regelen

Voor iedere klant maken we een onboardingformulier dat past bij de eigen organisatie. Krijg je een nieuwe medewerker? Dan geef je via dat formulier de gegevens door die wij nodig hebben.

Naast de naam en startdatum kan dat bijvoorbeeld gaan om de functie, afdeling, benodigde applicaties en de rollen en rechten die iemand moet krijgen.

Zo hoeven we niet bij iedere nieuwe medewerker opnieuw heen en weer te mailen met vragen als: Tot welke map moet deze persoon toegang hebben? Welke mailbox hoort erbij? En heeft deze functie dezelfde rechten als die van een collega?

De benodigde informatie is vanaf het begin duidelijk.

Klaar voor de eerste werkdag

Zodra wij de gegevens hebben, kunnen we de IT-onboarding voorbereiden. We maken de benodigde accounts aan, kennen de afgesproken rechten toe en richten de digitale werkplek in volgens de afspraken die we met jouw organisatie hebben gemaakt.

Dat heeft vooral één praktisch voordeel: de nieuwe medewerker kan op de eerste werkdag gewoon beginnen.

Geen eerste ochtend waarop iemand moet wachten tot een account is aangemaakt. Geen leidinggevende die tussendoor nog verschillende IT-zaken moet regelen. En geen zoektocht naar welke rechten een medewerker eigenlijk nodig heeft.

Dat geeft rust voor de nieuwe collega, maar ook voor degene die de onboarding binnen jouw organisatie regelt.

Minder losse handelingen, meer duidelijkheid

Een goed ingericht onboardingsproces maakt het werk ook bij de volgende nieuwe medewerker makkelijker.

De rollen en afspraken liggen namelijk al vast. Daardoor hoeft HR, een manager of ondernemer niet iedere keer opnieuw alle technische details uit te zoeken.

Het helpt bovendien om medewerkers met een vergelijkbare functie op een consistente manier in te richten. Iemand krijgt wat nodig is om zijn of haar werk te doen, op basis van de afspraken die eerder met jouw organisatie zijn gemaakt.

En verandert er iets? Dan passen we het proces aan. Misschien komt er een nieuwe applicatie bij, verandert een functie of worden rollen binnen de organisatie anders verdeeld. De onboarding groeit gewoon mee.

Persoonlijk geregeld, zonder onnodig gedoe

Automatiseren waar dat handig is, persoonlijk blijven waar dat nodig is. Dat is hoe we bij DigiState graag werken.

Een onboardingformulier maakt het proces overzichtelijk, maar dat is soms niet genoeg. Is er een medewerker met een afwijkende functie? Is niet duidelijk welke rechten iemand nodig heeft? Of verandert er iets binnen de organisatie? Dan kijken we gewoon even mee.

En als een medewerker uit dienst gaat?

Een goede IT-inrichting stopt niet bij de onboarding. Als iemand uit dienst gaat, moeten accounts, toegang en data ook netjes worden afgehandeld.

Daarom maken we met klanten ook afspraken over de offboarding. Denk aan het blokkeren of verwijderen van accounts en afspraken over wat er met een mailbox of andere gegevens gebeurt na uitdiensttreding.

Zo sluiten onboarding en offboarding op elkaar aan en houd je grip op wie toegang heeft tot welke onderdelen van je IT-omgeving.

IT-onboarding goed regelen?

Wil je dat nieuwe medewerkers niet eerst een halve ochtend bezig zijn met accounts, toegang en instellingen, maar gewoon kunnen starten?

DigiState helpt je om de IT-onboarding zo in te richten dat deze past bij jouw organisatie. We leggen samen vast wat medewerkers per rol nodig hebben en zorgen dat het daarna praktisch en overzichtelijk geregeld kan worden.

Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem gerust contact met ons op.