Hoe lang duurt een migratie naar Microsoft 365?
Een migratie naar Microsoft 365 hoeft niet te betekenen dat je organisatie dagenlang niet kan werken. Met een goede voorbereiding kan de daadwerkelijke overstap vaak in korte tijd plaatsvinden. Hoe lang het volledige migratietraject duurt, hangt vooral af van het aantal gebruikers, de hoeveelheid data en de huidige IT-omgeving.
Hoe lang duurt een Microsoft 365-migratie?
Bij een kleinere, overzichtelijke IT-omgeving kan een migratie naar Microsoft 365 vaak binnen één tot enkele dagen worden uitgevoerd. Bij grotere of complexere omgevingen duurt het traject langer.
Een groot deel van het werk gebeurt echter voordat de daadwerkelijke overstap plaatsvindt. We brengen de bestaande omgeving in kaart, richten Microsoft 365 in en bereiden de migratie van mailboxen, bestanden en gebruikers voor.
Daardoor blijft de onderbreking voor medewerkers tijdens de uiteindelijke overstap zo beperkt mogelijk.
Hoe verloopt een migratie naar Microsoft 365?
Een goede migratie begint met inzicht in de bestaande situatie. Daarom doorlopen we verschillende stappen.
1. Inventarisatie
We brengen eerst de huidige IT-omgeving in kaart. Welke gebruikers en mailboxen zijn er? Waar staan bestanden opgeslagen? Welke instellingen en applicaties worden gebruikt? En zijn er bijzonderheden waarmee we tijdens de migratie rekening moeten houden?
Op basis daarvan bepalen we hoe we de migratie het beste kunnen uitvoeren.
2. Microsoft 365 inrichten
Vervolgens richten we de nieuwe Microsoft 365-omgeving in. Denk aan gebruikersaccounts, inlognamen, e-mailadressen, mailboxen, authenticatie en de benodigde instellingen voor apparaten.
Zo staat de nieuwe omgeving klaar voordat we daadwerkelijk overstappen.
3. Data en mailboxen migreren
Daarna worden de benodigde gegevens overgezet. Bestanden kunnen bijvoorbeeld worden gemigreerd naar SharePoint Online en mailboxen naar Exchange Online.
Waar mogelijk bereiden we deze migratie vooraf voor. Zo hoeft niet alle data pas op het moment van de overstap te worden verplaatst.
4. Overstappen naar de nieuwe omgeving
Als alles is voorbereid en gecontroleerd, plannen we de definitieve overstap. Dat doen we op een moment waarop de impact op de organisatie zo klein mogelijk is.
Na de overstap controleren we of gebruikers toegang hebben tot hun e-mail, bestanden en andere Microsoft 365-diensten en of alles naar behoren werkt. Lees meer over kantoorautomatisering bij DigiState.
Kunnen medewerkers tijdens de migratie doorwerken?
In veel gevallen wel. Juist daarom besteden we veel aandacht aan de voorbereiding.
Gebruikers, mailboxen, instellingen en data kunnen grotendeels vooraf worden klaargezet. De uiteindelijke overstap wordt vervolgens gepland op een geschikt moment.
Hoeveel medewerkers van de migratie merken, verschilt per IT-omgeving. Ons uitgangspunt is om de onderbreking zo kort mogelijk te houden.
Waar hangt de duur van een migratie vanaf?
Geen twee IT-omgevingen zijn hetzelfde. De duur van een Microsoft 365-migratie hangt onder andere af van:
- het aantal medewerkers en gebruikersaccounts;
- het aantal mailboxen;
- de hoeveelheid data;
- de locaties waar bestanden nu zijn opgeslagen;
- de inrichting van de bestaande IT-omgeving;
- gebruikte applicaties en koppelingen;
- de apparaten die opnieuw moeten worden ingericht of gekoppeld.
Een organisatie met tien gebruikers en een overzichtelijke bestandsstructuur is vanzelfsprekend sneller te migreren dan een organisatie met tientallen gebruikers, grote hoeveelheden data en verschillende bestaande systemen.
Microsoft 365-migratie bij Rederij Schuttevaer
Voor Rederij Schuttevaer in Utrecht hebben we de bestaande omgeving eerst volledig in kaart gebracht. Vervolgens richtten we onder andere de gebruikers, mailboxen, netwerkinstellingen, authenticatie en apparaten in.
Ook werden de benodigde bestanden gekopieerd en overgezet naar SharePoint.
Door de migratie stap voor stap voor te bereiden, kon Rederij Schuttevaer tijdens het traject blijven doorwerken. De uiteindelijke overstap kon daardoor met zo min mogelijk onderbreking worden uitgevoerd.
Karel Schuttevaer - Rederij Schuttevaer:
DigiState beheert al jaren naar volle tevredenheid onze automatisering. Wij zijn als bedrijf afhankelijk van het seizoen en DigiState staat altijd op het juiste moment voor ons klaar. Daarnaast geven zij altijd goed advies over onze security. Als zich problemen voordoen, worden deze altijd snel opgelost.
Veelgestelde vragen
Kan ik tijdens een migratie naar Microsoft 365 gewoon doorwerken?
In veel gevallen wel. Een groot deel van de migratie wordt vooraf voorbereid. De definitieve overstap plannen we zo dat de onderbreking voor medewerkers zo beperkt mogelijk blijft.
Hoe lang duurt een Microsoft 365-migratie voor een klein bedrijf?
Bij een kleine en overzichtelijke IT-omgeving kan de migratie vaak binnen één tot enkele dagen worden uitgevoerd. De exacte duur is afhankelijk van onder andere het aantal gebruikers, de hoeveelheid data en de bestaande inrichting.
Waar staan mijn bestanden na de migratie?
Dat hangt af van de gekozen inrichting. Gedeelde bedrijfsbestanden kunnen bijvoorbeeld worden ondergebracht in SharePoint Online. Zo zijn documenten centraal beschikbaar en kunnen medewerkers veilig samenwerken vanuit Microsoft 365.
Meer weten over migreren naar Microsoft 365?
Wil je overstappen naar Microsoft 365 en weten wat daarvoor binnen jouw organisatie nodig is? DigiState brengt eerst de bestaande omgeving in kaart en bepaalt op basis daarvan hoe de migratie het beste kan worden uitgevoerd.
Zo weet je vooraf wat er moet gebeuren, welke impact de overstap heeft en hoe we ervoor zorgen dat je organisatie zo veel mogelijk kan blijven doorwerken.
Neem contact op voor advies over jouw Microsoft 365-omgeving