In de advocatuur wordt op dit moment nog weinig geautomatiseerd. Bij veel kantoren wordt nog veel gebruik gemaakt van papieren dossiers en de fax. Zo ook bij onze klant Marjolein Dikkerboom.
Marjolein: ‘We krijgen steeds meer dossiers digitaal. Dus ook ik moest mee met de tijd. Toen kwam Marin van DigiState op mijn pad. In een heel fijn gesprek inventariseerde hij mijn behoeften. Hij gaf me meerdere opties, zowel goedkopere als duurdere. Zo kwam meteen eruit wat voor mij het beste paste.’
De oplossing
‘Ik heb een handige tablet-PC voor onderweg en een werkplek op kantoor. Het enige dat ik hoef te doen is even een snoertje inpluggen en ik kan overal aan de slag. Ik werk nu volledig in de cloud. Zelfs op plekken waar even geen internetverbinding is kan ik gewoon doorwerken.’
Digitale dossiers hebben de volgende voordelen:
- altijd over de juiste informatie beschikken;
- geen gezeul met papieren dossiers;
- documenten worden in de cloud opgeslagen, waardoor ze direct beschikbaar zijn voor andere advocaten binnen het kantoor;
- moeiteloos gegevens van de cliënt kopiëren en plakken in een document met de eigen huisstijl.
‘Marin snapt als geen ander hoe belangrijk het voor mij is dat alles werkt. Qua communicatie zijn de lijnen kort. Als er iets mis is heb ik direct persoonlijk contact en sta ik niet eerst in een hele lange wachtrij. In de advocatuur moet je soms ad hoc dingen kunnen regelen. Marin en het team van Digistate springen daar feilloos op in. Ik word dus volledig ontzorgd.’
Alles in de advocatuur is een gevoelig onderwerp
Het houden van dossiers gaat gepaard met privacy en vertrouwelijkheid. Bij de opslag van de dossiers is een optimale beveiliging van essentieel belang.
We hebben een oplossing ingericht op basis van Microsoft 365. Hierdoor staat alle data veilig opgeslagen in de cloud. Met tweefactorauthenticatie zit er een extra beveiliging op de bestanden. Bijvoorbeeld met een wachtwoord op de laptop en een extra code op de telefoon. Ook bij verlies van de laptop komt niemand bij de vertrouwelijke gegevens. Zo voldoen we aan alle privacy eisen die binnen de advocatuur gesteld worden.
Meer info?
Wij hebben alles in huis om advocatenbureaus totaal te ontzorgen op het gebied van hosting. Veiligheid, snelheid en optimale service staan bij ons hoog in het vaandel.
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact op!